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Diferencia entre contabilidad manual y computarizada

En contabilidad, las transacciones financieras se registran, procesan y presentan para generar estados financieros, que son útiles para los lectores, al tomar decisiones. Tradicionalmente, la contabilidad se realiza manualmente, por un contador capacitado, con el uso de registros, libros de cuentas, vales, etc. Pero con la tecnología emergente, hoy en día, la contabilidad computarizada está en boga, debido a su precisión, conveniencia y velocidad.

Tanto el sistema manual como el informático se basan en los mismos principios, convenciones y conceptos de contabilidad. Sin embargo, difieren solo en su mecanismo, en el sentido de que la contabilidad manual utiliza lápiz y papel, para registrar transacciones, mientras que la contabilidad computarizada hace uso de computadoras e Internet, para ingresar transacciones electrónicamente.

En este artículo, puede encontrar las diferencias sustanciales entre la contabilidad manual y computarizada.

Gráfica comparativa

Bases para la comparaciónContabilidad manualContabilidad computarizada
SentidoLa contabilidad manual es un sistema de contabilidad que utiliza registros físicos y libros de cuentas para llevar registros financieros.La contabilidad computarizada es un sistema de contabilidad que utiliza un software de contabilidad para registrar transacciones financieras de manera electrónica.
GrabaciónLa grabación es posible a través del libro de entrada original.El contenido de los datos se registra en una base de datos personalizada.
CálculoTodo el cálculo se realiza manualmente.Solo se requiere la entrada de datos, los cálculos se realizan por sistema informático.
VelocidadLentoComparativamente más rápido.
Ajustando entradasEstá hecho para la rectificación de errores.No se puede hacer para la rectificación de errores.
ApoyoImposibleLas entradas de transacciones pueden ser guardadas y respaldadas
Balance de PruebaPreparado cuando sea necesario.Balance de prueba instantánea se proporciona sobre una base diaria.
Estado financieroSe prepara al final del período, o trimestre.Se proporciona en el clic del botón.

Definición de contabilidad manual

La contabilidad manual, como su nombre lo indica, es el sistema de contabilidad en papel, en el que los registros de diario y el libro mayor, los comprobantes y los libros de cuentas se utilizan para almacenar, clasificar y analizar las transacciones financieras de una organización. A menudo es utilizado por pequeños empresarios, como propietarios únicos, comerciantes, etc., para mantener el registro de las transacciones comerciales, debido a un menor costo.

Una de las ventajas del sistema de contabilidad manual es su fácil accesibilidad. También se caracteriza por la confidencialidad, lo que hace que la información confidencial pirateada sea gratuita. Sin embargo, las cuentas manuales solo pueden prepararse correctamente si el contador posee un buen conocimiento de la contabilidad y la contabilidad.

Además, es probable que ocurra un error humano, como un registro incorrecto de la transacción, la omisión de la transacción, la transposición de la figura, etc. mientras se prepara la contabilidad manual que no se puede ignorar.

Definición de contabilidad computarizada

La contabilidad computarizada se puede describir como el sistema de contabilidad que utiliza el sistema informático y el software de contabilidad preempaquetado, personalizado o personalizado, para mantener un registro de las transacciones financieras y generar estados financieros, para su análisis.

El sistema de contabilidad computarizado se basa en el concepto de una base de datos. La base de datos de contabilidad se mantiene sistemáticamente, con una interfaz activa en la que se utilizan los programas de aplicación de contabilidad y el sistema de informes. Los dos elementos esenciales principales son:

  • Marco contable : el marco se compone de principios y estructura de agrupación para el mantenimiento de registros.
  • Procedimiento operativo : Existe un procedimiento adecuado para operar el sistema a fin de almacenar y procesar los datos.

Además, requiere una interfaz de front-end, una base de datos back-end, un procesamiento de base de datos y un sistema de informes para almacenar datos en una aplicación orientada a la base de datos.

Los méritos de la contabilidad computarizada dependen de su velocidad, precisión, confiabilidad, legibilidad, información e informes actualizados, etc.

Diferencias clave entre contabilidad manual y computarizada

La diferencia entre contabilidad manual e informatizada se explica a continuación en puntos:

  1. La contabilidad manual se refiere al método contable en el que se utilizan registros físicos para el diario y el libro mayor, los comprobantes y los libros de contabilidad para llevar un registro de las transacciones financieras. Por otro lado, la contabilidad computarizada implica el método de contabilidad, que utiliza un paquete o software de contabilidad, para registrar las transacciones monetarias que suceden en una organización.
  2. En la contabilidad manual, el registro de la transacción se puede hacer a través del libro de entrada original, es decir, el libro diario del día. Por el contrario, en la contabilidad computarizada, las transacciones se registran en forma de datos, en la base de datos personalizada.
  3. En la contabilidad manual, todos los cálculos, es decir, la suma, la resta, etc. con respecto a las transacciones se realizan manualmente. En contraste, en contabilidad computarizada, no hay necesidad de realizar cálculos, ya que los cálculos son realizados por la computadora automáticamente.
  4. En la contabilidad manual, una persona permanece involucrada todo el tiempo, con las cuentas, para ingresar y actualizar transacciones, lo que también es tedioso y requiere mucho tiempo. A diferencia de, en la contabilidad computarizada, una vez que se ingresa la transacción, se actualiza automáticamente en todas las cuentas con las que se relaciona y, por lo tanto, el proceso es comparativamente más rápido.
  5. En el método de contabilidad manual, si se produce un error al ingresar y publicar la transacción en los libros de cuentas, se pueden pasar las entradas de ajuste para obtener resultados precisos. Además, las entradas de ajuste también se realizan para cumplir con el principio de conciliación, es decir, los gastos del período contable deben coincidir con los ingresos respectivos. Por otro lado, en contabilidad computarizada, para cumplir con los principios coincidentes, el registro y los comprobantes están preparados, pero las entradas de ajustes no se pasan para la rectificación del error a menos que el error sea un error de principio.
  6. Uno de los méritos de la contabilidad computarizada de la que carece la contabilidad manual es que en la contabilidad manual no hay forma de hacer una copia de seguridad de todas las entradas y estados financieros, pero en la contabilidad computarizada, los registros contables pueden guardarse y respaldarse.
  7. En la contabilidad manual, el balance de prueba se prepara solo cuando se requiere, mientras que, en la contabilidad computarizada, el balance de prueba instantáneo se proporciona diariamente.
  8. En un sistema de contabilidad manual, el estado financiero se prepara al final del período, es decir, el año financiero. Por el contrario, el estado financiero se proporciona con el clic de un botón, en el sistema de contabilidad computarizado.

Conclusión

A medida que aumenta el número de transacciones comerciales, es difícil administrar las cuentas manualmente, ya que lleva mucho tiempo actualizar una sola transacción en todas las cuentas a las que afecta. En contabilidad computarizada, se han eliminado una serie de limitaciones de la contabilidad manual. Cada vez que se producen las transacciones, la entrada se realiza y se actualiza automáticamente en todas las cuentas que afecta, en la contabilidad computarizada.

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