Outlook, me encanta o lo odia, es el cliente estándar de correo electrónico y productividad en el mundo empresarial. Una gran parte del tiempo de cualquier empleado de oficina se gasta frente a esta herramienta por excelencia. Sin embargo, a pesar de su popularidad y la gran cantidad de horas dedicadas a su uso, pocas personas conocen sus funciones avanzadas y aún menos las utilizan en todo su potencial.
Así que hoy, exploraremos algunas de las excelentes características de Outlook 2016. Empecemos:
1. Enviar correo electrónico desde los alias de Outlook.com
A menudo, necesitamos usar diferentes direcciones de correo electrónico para diferentes propósitos, por ejemplo, es posible que desee una dirección personal [correo electrónico protegido], una dirección de trabajo [correo electrónico protegido] y tal vez un [correo electrónico protegido] que le gustaría usar para firmar Hasta boletines y sitios de marketing. La mayoría de las personas crean y administran una cuenta diferente para cada dirección.
En lugar de hacerlo, puede usar Outlook para crear y administrar diferentes alias . Tener un alias le permite administrar diferentes direcciones de correo electrónico utilizando la misma cuenta, y los correos electrónicos enviados a cualquiera de sus direcciones llegarán a la misma Bandeja de entrada. Aquí es cómo configurarlos:
Vaya a la aplicación web de Outlook e inicie sesión con su cuenta de Office 365. Luego, vaya al sitio web de la cuenta de Microsoft y haga clic en " Su información " en la barra superior. Ahora, haga clic en " Administrar cómo inicia sesión en Microsoft . Probablemente se le pedirá su contraseña.
Aquí, puedes agregar y administrar tus alias. Para crear un nuevo alias, haga clic en " Agregar correo electrónico ".
Ahora ingrese la dirección de correo electrónico que desea usar como alias . Puede crear una nueva o usar una dirección existente.
Ahora verá el alias que acaba de agregar y elegirá convertirlo en su alias principal o eliminarlo si ya no lo necesita.
Ahora todos los correos electrónicos enviados a la dirección de alias llegarán a su bandeja de entrada principal. Para enviar un correo electrónico desde la nueva dirección creada, simplemente haga clic en el botón De para redactar un mensaje y seleccione la dirección que desee.
2. Programar reuniones
Outlook facilita la programación de reuniones con otros. Para hacerlo, solo tiene que ir al calendario, hacer clic en la pestaña Inicio y seleccionar " Nueva reunión ".
Aquí, puede especificar los asistentes, el día, la hora, los recordatorios y otras opciones para la reunión.
Si desea convertirlo en una reunión recurrente, haga clic en el botón Recurrencia en la sección Opciones en la parte superior, donde verá varias opciones para la programación regular.
Una vez que el destinatario haya aceptado la invitación, recibirás una confirmación de la misma.
3. Respuestas automáticas
Si se va de viaje de negocios o de vacaciones, puede configurar Outlook para que envíe respuestas automáticas a cada correo electrónico que reciba. Para habilitar esta función, vaya a " Archivo " y haga clic en " Respuestas automáticas ".
Aquí puede especificar el intervalo de fechas y el mensaje de respuesta automática .
Si desea un control más preciso sobre las reglas, puede hacer clic en " Reglas " botón en la parte inferior izquierda.
4. Utilice Google Drive como almacenamiento en la nube en Outlook
Si usa Google Drive como su proveedor de almacenamiento en la nube, puede integrarlo en MS Office (incluido Outlook) para abrir documentos directamente desde Drive y guardarlos sin salir de sus programas de Office.
Simplemente descargue el complemento de Google Drive para Office, instale el complemento y la próxima vez que abra Outlook, podrá adjuntar archivos directamente desde Drive con el botón dedicado.
También puede guardar cualquier archivo adjunto que reciba directamente en Drive .
Nota : el complemento de Google Drive para Office solo funciona en Windows. Office para Mac no es compatible actualmente.
5. Obtener la entrega y leer los recibos
Si desea recibir una notificación acerca de cuándo su correo electrónico ha sido entregado y / o leído, puede solicitar una entrega y leer el recibo. Para habilitar esto, haga clic en la pestaña Opciones al redactar un mensaje y marque las siguientes casillas de verificación:
También puede habilitar el seguimiento de cada mensaje que envíe. Para hacer esto, vaya a Archivo > Opciones > Correo . Desplácese hacia abajo hasta la sección Seguimiento y marque el recibo de Entrega que confirma que el mensaje se entregó al servidor de correo electrónico del destinatario o el recibo Leer que confirma que el destinatario ha visto las casillas de verificación del mensaje .
Tenga en cuenta que el destinatario del mensaje puede rechazar el envío de un recibo de lectura. Además, es posible que el programa de correo electrónico del destinatario no admita los recibos de lectura.
6. Añadir botones de votación a los correos electrónicos
Si desea obtener un consenso de su equipo sobre un tema, puede crear una encuesta en Outlook. Al redactar un nuevo correo, vaya a la pestaña Opciones y haga clic en " Usar botones de votación ".
Puede usar los botones Sí / No de la plantilla, o crear los suyos propios haciendo clic en Personalizar, donde también puede elegir opciones como Importancia, Recibos de lectura / entrega y tiempo de caducidad.
7. Retrasar o programar el envío de correos electrónicos
A veces es posible que deba retrasar el envío de un mensaje. Por ejemplo, podría ser casi la hora de cierre y desea que su mensaje se envíe a la mañana siguiente durante las horas de trabajo. Para ello, puedes programar tu mensaje. Aquí es cómo:
Mientras escribe un correo electrónico, vaya a la pestaña Opciones y haga clic en " Retrasar la entrega ".
En el cuadro de diálogo que aparece, en Opciones de entrega, marque la opción " No enviar antes " e ingrese la fecha y la hora.
Ahora cierra el cuadro de diálogo, y pulsa Enviar . Su correo electrónico será enviado en el momento que especificó.
Nota : esta función funciona a la perfección en una cuenta de Microsoft Exchange. Si está utilizando una cuenta POP3 o IMAP, Outlook debe permanecer abierto hasta que se envíe el mensaje.
8. Administrar el correo y el calendario de otra persona
Cuando se trabaja con un equipo, es imperativo coordinar y trabajar juntos en algunas tareas comunes. Para este fin, es posible que desee mantener una carpeta separada para tales tareas y compartirla con los miembros de su equipo. Bueno, aquí está cómo hacerlo en Outlook 2016.
Vaya a la pestaña Archivo . Haga clic en " Configuración de la cuenta " y seleccione " Delegar acceso" .
En el cuadro de diálogo que se abre, haga clic en " Agregar ", seleccione el usuario al que desea otorgarle el permiso y haga clic en Aceptar .
En el cuadro de diálogo que aparece, puede seleccionar varios permisos que puede otorgar a este usuario.
Una vez que haya terminado, el otro usuario recibirá una notificación de los nuevos permisos que se le hayan otorgado. Estos son solo los conceptos básicos de la función de compartir. Para una descripción e instrucciones más completas, consulte la documentación oficial.
9. Usa reglas para administrar correos electrónicos
Una regla es una acción que se ejecuta en correos entrantes o salientes automáticamente. Por ejemplo, es posible que desee mover todos los correos de su supervisor a una carpeta diferente, mover todos los correos del departamento de marketing a la carpeta "Urgente" o eliminar todos los correos con "Comprar ahora" en el asunto. En lugar de realizar estas tareas una y otra vez, puede configurar Reglas para automatizarlas . Puede elegir entre las distintas plantillas de reglas o comenzar desde una regla en blanco.
10. Acelere las tareas repetitivas con pasos rápidos
A menudo hay tareas que deben hacerse varias veces al día. Tal vez reenvía correos electrónicos a su supervisor con regularidad, o le gusta mover algunos correos electrónicos a una carpeta determinada. Por supuesto, puede usar Reglas para automatizar el proceso, pero eso aplicará las reglas a todos los correos electrónicos que coincidan con los criterios, mientras que es posible que solo desee aplicarlas a ciertos correos electrónicos. Por lo tanto, se necesita un enfoque más manual, y ahí es donde entran los pasos rápidos .
Vaya a la pestaña Inicio en Outlook. Verás la siguiente sección para los pasos rápidos :
Como puede ver, hay algunos pasos rápidos preconfigurados para su uso. Por ejemplo, seleccione un correo electrónico en su Bandeja de entrada y haga clic en el botón Al administrador en la sección Pasos rápidos. Verás algo como esto:
Aquí, puede configurar el Paso rápido en cuestión: cambiar el nombre, agregar direcciones de correo electrónico para reenviar o agregar aún más acciones al botón haciendo clic en Opciones en la parte inferior izquierda.
En la captura de pantalla anterior, agregué la dirección de correo electrónico de mi administrador, agregué una acción con el botón Agregar Acción, le indiqué a Outlook que mueva el mensaje a la carpeta "Reenviado a administrador", agregue una tecla de acceso directo y modifique el texto de la información sobre herramientas.
Puede modificar los Pasos rápidos existentes como hicimos en el ejemplo anterior, o agregar los suyos haciendo clic en el botón Crear nuevo en la barra de herramientas de Pasos rápidos :
11. Atajos de teclado y otros consejos diversos
Outlook ofrece una gran cantidad de otras características más pequeñas pero útiles, como temas, convertir mensajes de correo en reuniones y los favoritos de todos los usuarios avanzados: los métodos abreviados de teclado . Por ejemplo, puede presionar Ctrl + W para redactar un nuevo correo electrónico, Ctrl + E para buscar y más. Para conocer varios métodos abreviados de teclado de Outlook, consulte el libro electrónico oficial de sugerencias y trucos de Outlook 2016 de Microsoft.
¿Te gustan estas geniales características y trucos de Outlook 2016?
Esperamos que hayas aprendido algunas características avanzadas de Outlook 2016. Tan útil como usar su cliente de correo electrónico a su máximo potencial, hay otras cosas que debe tener en cuenta al usar el correo electrónico, así que asegúrese de revisar nuestro artículo sobre la etiqueta básica de correo electrónico que todos deben seguir. En el mundo digital siempre conectado, la privacidad es más importante que nunca, por lo que debe consultar nuestro artículo sobre cómo cifrar el correo electrónico.
Si tiene más sugerencias y trucos de Outlook para agregar, o cree que nos perdimos una característica esencial, asegúrese de informarnos en la sección de comentarios a continuación.
