De las numerosas cosas para las que utilizamos nuestras computadoras, muchos nos obligan a trabajar con una amplia gama de información digital, desde notas hasta recortes de audio, hasta páginas web guardadas. Y la mayoría de las veces, organizar este aluvión de contenido puede (y lo hace) volverse un poco engorroso.
Aquí es donde las aplicaciones para tomar notas, como el extremadamente impresionante Microsoft OneNote, entran en juego. ¿Quieres saber más? Siga leyendo para averiguar cómo usar OneNote y vea cómo puede ayudarlo a administrar mejor su flujo de trabajo digital.
¿Qué es OneNote? ¿Y por qué deberías usarlo?
En los términos más básicos, OneNote puede llamarse simplemente una aplicación de anotación digital. Pero esa definición no le hace justicia, dada la amplia gama de características de potencia que posee. OneNote lo ayuda a recopilar casi cualquier tipo de información digital (por ejemplo, texto, imágenes, archivos, clips de audio y video, dibujos, páginas web guardadas) y a administrarla y organizarla de manera eficiente. No solo eso, OneNote le permite compartir y colaborar en el contenido con otros, lo que lo convierte en una herramienta de productividad vital .
Entonces, ya sea que sea un estudiante que busca tomar mejores notas en la clase, o un autor que busca ideas sobre su próxima novela / columna, o casi cualquier persona que tenga mucha información digital con la que tratar, debe usar OneNote.
Nota: Aunque OneNote está disponible en una variedad de plataformas, la aplicación de escritorio es sin duda la más rica en funciones. Por este motivo, este artículo se basa en la versión de escritorio de OneNote.
Estructura basica
Hay muchas cosas que hacen de OneNote el software de toma de notas más cargado de funciones que existe. Y una de ellas es que se basa en un cuaderno físico real, o más bien, en una colección de cuadernos.
¡Está bien! OneNote se divide fundamentalmente en componentes primarios, llamados Cuadernos, y cada cuaderno consta además de Secciones codificadas por colores, que se pueden gestionar individualmente. A su vez, estas secciones tienen múltiples páginas .
- Se puede acceder a las páginas individuales de una sección a través de la lista de páginas verticales a la derecha, mientras que se puede acceder a una sección haciendo clic en su pestaña horizontal.
- Al hacer clic con el botón derecho en una página o en una lista de secciones, se puede acceder a opciones adicionales relevantes (por ejemplo, mover o copiar el contenido de la página, fusionar diferentes secciones) a través de los menús contextuales.
- La barra de búsqueda a la derecha le permite encontrar casi cualquier dato en sus notas en solo segundos, mostrando los resultados en tiempo real.
Para una mejor comprensión, eche un vistazo a la captura de pantalla a continuación, que ilustra cómo OneNote puede ayudar a un estudiante a manejar mejor las preguntas importantes de los exámenes.
En este caso, un cuaderno llamado Examen final, preguntas de estudio. Se ha creado, teniendo secciones codificadas por colores para diferentes materias ( Física, Química y Matemáticas ). Finalmente, cada sección tiene varias páginas, y cada página tiene preguntas y respuestas de un capítulo específico (por ejemplo, Electricidad y sus efectos ) de la sección (tema) seleccionada actualmente.
Empezando con OneNote
Creación de notas
Prácticamente cualquier tipo de información digital se puede agregar a los cuadernos y páginas de OneNote, y en todas las formas posibles. Puede copiar y pegar texto, imágenes, etc. directamente (con o sin formato) desde cualquier lugar, insertar todo, desde archivos hasta recortes de pantalla, clips de audio / video grabados, e incluso dibujar / escribir a mano alzada. Para comenzar, simplemente cree un cuaderno (o use el predeterminado, con su nombre), navegue a una de las secciones / páginas y haga clic para comenzar a escribir. O mejor aún, copiar y pegar casi cualquier cosa. ¡Así de fácil es!
Además de eso, OneNote también tiene docenas de plantillas de tipo de información predeterminadas ( listas de tareas, direcciones, números de teléfono, etc.), que se pueden agregar directamente a través de la pestaña Insertar del menú Cinta. Vale la pena señalar aquí que puede agregar la información prácticamente en cualquier lugar de una sección / página, que actúa como un lienzo en blanco sin límites, por lo que no hay un diseño fijo. (Consulte la captura de pantalla anterior). Esto también significa que es libre de organizar el contenido agregado en una página como mejor le parezca.
Compartir y Colaboración
La colaboración eficiente es crucial para el flujo de trabajo de cualquier organización, ya sea que esté trabajando en pequeños informes o administrando grandes proyectos. Esta es la razón por la que OneNote viene con funciones para compartir sólidas como una roca, lo que hace posible que varias personas trabajen con notas en tiempo real. Para acceder a las opciones de compartir y colaboración, simplemente vaya a Archivo> Compartir . Aquí, puede invitar a otros usuarios a colaborar en sus notas, ya sea por correo electrónico o mediante URL únicas para compartir. Como propietario de las notas compartidas, también puede asignar permisos de visualización / edición para los otros usuarios, e incluso habilitar / deshabilitar el uso compartido de enlaces con un solo clic.
Guardando y sincronizando notas
OneNote guarda automáticamente su trabajo, siempre que hay algunos cambios, sincronícelo con la cuenta de Microsoft (siempre que haya conectividad de red) con el que haya iniciado sesión. De esta manera, todos sus portátiles OneNote se mantienen seguros y sanos en su almacenamiento en la nube OneDrive, gracias a la integración de OneNote con el mismo. Por lo tanto, no necesita guardar manualmente sus notas de vez en cuando. Pero en caso de que desee iniciar la sincronización manualmente, siempre puede hacerlo accediendo a la opción Archivo> Información y haciendo clic en el botón Ver estado de sincronización .
Otras características notables
Así que ya sabes, OneNote es una aplicación de toma de notas bestial, repleta de poderosa recopilación de contenido y destreza de colaboración. Pero eso no es todo. De hecho, hay un montón de otras golosinas increíblemente útiles en toda su extensión y amplitud. Éstos son algunos de ellos:
Proteger con contraseña las secciones del cuaderno
OneNote hace posible bloquear secciones individuales de un cuaderno con una contraseña especificada por el usuario. Esto puede ser extremadamente útil en situaciones en las que tiene que compartir / colaborar en un cuaderno con otros usuarios, pero no desea que accedan a cierto contenido en él. Para hacerlo, haga clic con el botón derecho en la pestaña del nombre de la sección que desea proteger con contraseña y haga clic en la opción Proteger con contraseña esta sección .
Convertir expresiones escritas a mano a texto
Gracias a sus sólidas capacidades de reconocimiento de escritura a mano, puede convertir fácilmente la entrada ingresada a través de dispositivos tales como estiletes / bolígrafos digitalizadores a texto escrito, si prefiere este último. Además, esto funciona tanto para el contenido textual como para las expresiones matemáticas. Simplemente haga clic en la pestaña Dibujar en el menú Cinta, acceda a las opciones Tinta a texto y Tinta a matemáticas, y vea la magia.
Crear notas rápidas y fijarlas en el escritorio
¿Desea anotar algo rápidamente, pero no quiere pasar por la molestia de abrir OneNote? Usted no tiene que hacerlo Simplemente presione la tecla de Windows + N, y una ventana emergente con una interfaz de usuario simplificada le permitirá redactar una nota rápida en un instante (la herramienta Enviar a OneNote debería estar ejecutándose en la bandeja del sistema para que esto funcione). Si desea personalización, puede hacerlo utilizando la mini barra de herramientas. Pero lo mejor es que puede fijar Notas rápidas en su escritorio, de modo que siempre estén visibles, como notas adhesivas. Todas las notas rápidas se pueden encontrar en la sección del mismo nombre, donde se guardan.
Notas de correo electrónico directamente a su OneNote
Una característica sumamente útil, introducida en la última versión de OneNote 2016, le permite guardar contenido enviado por correo electrónico desde su dirección de correo electrónico configurada directamente en uno de sus cuadernos pre-especificados. Para hacer esto, primero debe configurar una dirección de correo electrónico en la configuración en línea de OneNote. Normalmente, este es el correo electrónico asociado con la cuenta de Microsoft que usa para iniciar sesión en OneNote, pero también puede usar cualquier otra dirección de correo electrónico. Una vez hecho esto, cualquier contenido enviado desde la dirección de correo electrónico configurada a [correo electrónico protegido] se guardará automáticamente en el cuaderno de OneNote especificado por usted. Leer más aquí.
Guardar contenido web utilizando la extensión Clipper / Bookmarklet
A menudo sucede que te encuentras con una publicación de blog interesante, o incluso con una página web completa en línea, y deseas guardarla para futuras referencias. Con la extensión del clipper web de OneNote (para Chrome) y bookmarklet (para Internet Explorer), esto hace un paseo por el parque. Una vez que los instaló e inició sesión en ellos con la cuenta de Microsoft vinculada a su cuenta de OneNote, todo es cuestión de un clic o dos. Diríjase a la página web que desea guardar en OneNote y haga clic en la extensión / bookmarklet. La página web se guardará instantáneamente en las Notas rápidas. sección. El clipper incluso le permite guardar regiones seleccionadas en una página web, y puede limpiar artículos eliminando imágenes adicionales, etc. también.
Anotar páginas web en Microsoft Edge y guardarlas en OneNote
¿Rockeando lo último y lo mejor de Windows 10? Entonces, lo más probable es que también use (aunque sea esporádicamente) el nuevo navegador web, Microsoft Edge que viene con él. Si ese es el caso, vas a amar OneNote aún más. Esto se debe a que Microsoft Edge le permite anotar páginas web con rotulador y resaltador incorporados Herramientas, que luego se pueden guardar en OneNote con un solo clic. Incluso puede recortar regiones seleccionadas en páginas web e ingresar notas escritas en ellas en cualquier lugar antes de guardarlas en OneNote.
Extienda la funcionalidad de OneNote aún más con los complementos
Claramente, OneNote está repleto de un montón de características impresionantes. Pero incluso si eso no es suficiente, puede hacer que sea un poco más impresionante con una sobrecarga con algunos complementos / complementos realmente geniales. Uno de ellos es Onetastic, un complemento gratuito que agrega un montón de funciones, como macros, vista de calendario y mucho más a OneNote. Y si no le molesta desquitar algo de dinero, también puede consultar la colección de complementos de pago de OneNote Gem. ¿Quieres aún más? Eche un vistazo a algunas de las aplicaciones destacadas de OneNote. Si bien estos son técnicamente no complementos, pueden integrarse con OneNote y hacerlo aún más impresionante, de varias maneras.
Navegar mejor usando atajos de teclado
Te va a encantar la increíble gama de atajos de teclado que te proporciona OneNote. Casi todo, desde la creación de notas hasta la aplicación de etiquetas, se puede hacer mediante un par de pulsaciones de teclas. Algunos de los atajos de teclado importantes se enumeran a continuación:
- Ctrl + Shift + M : abre una pequeña ventana de OneNote para crear una nota al margen.
- Shift + F10 : abre el menú contextual de cualquier nota, pestaña o cualquier otro objeto que tenga el foco actual.
- Alt + N, F - Insertar un documento o archivo en la página actual.
- Alt + = : inicia una ecuación matemática o convierte el texto seleccionado en una ecuación matemática.
- Ctrl + 0 - Eliminar todas las etiquetas de nota de las notas seleccionadas.
Y hay muchos más. Echa un vistazo a la lista completa de atajos de teclado de OneNote 2016.
Crear notas vinculadas para una navegación más fácil
Normalmente, todos los editores de texto modernos le permiten vincular una palabra, oración, etc. a elementos como direcciones URL y direcciones de correo electrónico. Sin embargo, OneNote lleva esto un poco más lejos al permitirle crear algo llamado Notas vinculadas . Esencialmente, esto significa que puede agregar cualquier texto en la página de un cuaderno, y luego vincularlo con otra página o sección en el mismo o en un cuaderno completamente diferente. Esto hace que navegar entre diferentes subelementos de OneNote sea una brisa, y casi como una experiencia de navegación web. Para ello, seleccione el bloque de texto para vincular, haga clic derecho en él y elija el enlace opcion Ahora puede especificar la página, la sección, el cuaderno, etc. para vincularlo con este texto. ¿No es eso asombroso?
Disponibilidad de la plataforma
Tan sorprendente como la gran cantidad de funciones de mejora de productividad de OneNote es, no será de mucha utilidad si no puede crear / acceder a notas desde cualquier lugar. Afortunadamente, la impresionante disponibilidad multiplataforma de OneNote garantiza que pueda ser más productivo en su trabajo en cualquier momento y en cualquier lugar, ya sea en su computadora, su teléfono inteligente o incluso navegando por la web.
Disponibilidad: Windows, Mac (Escritorio); iOS, Android, Windows Phone, Windows Store, Amazon Kindle Store (Mobile); Web Clipper, Chromebook (Web y otras plataformas).
Conclusión
Con el flujo incesante de contenido digital diversificado con el que tenemos que lidiar casi a diario, no siempre es fácil mantener todas esas páginas web importantes guardadas, grabaciones de audio, imágenes de proyectos, etc., cuidadosamente gestionadas y organizadas. Pero gracias a Microsoft OneNote y su increíble capacidad para tomar notas y administrar, realmente no tienes que hacerlo. Y ahora sabes, comenzar con eso no es realmente tan difícil. Así que dale una oportunidad y mira cómo te van las cosas. ¿Conoce otras herramientas para mejorar la productividad similares a OneNote? No olvides mencionarlas en los comentarios a continuación.
