Las políticas son declaraciones generales que establecen los límites dentro de los cuales los gerentes toman las decisiones y, por lo tanto, aseguran un desempeño consistente. Por el contrario, los procedimientos, sugieren la forma exacta de realizar una actividad. Indica la secuencia para el manejo de diversas actividades comerciales. En este extracto del artículo, encontrará todas las diferencias sustanciales entre las políticas y los procedimientos,
Gráfica comparativa
| Bases para la comparación | Las políticas | Procedimientos |
|---|---|---|
| Sentido | Una declaración precisa que contiene el conjunto de principios que actúan como pautas para lograr los objetivos de una organización se conoce como Política. | El Procedimiento es una secuencia sistemática para una actividad o tarea predefinida por una organización. |
| Naturaleza | Las políticas son de naturaleza flexible, es decir, permiten situaciones excepcionales. | Los procedimientos son de naturaleza rígida. |
| Reflexiona | La misión de la organización. | Aplicabilidad práctica de las políticas. |
| Mejor implementado cuando | Totalmente aceptable por la gente. | Sigue un proceso lógico. |
| En soporte de | Estrategias | Los programas |
| Involucra | Toma de decisiones | Comportamiento |
Definición de políticas
Las políticas también se conocen como la mini declaración de misión, formulada por la alta dirección, por servir como pautas para tomar decisiones rápidas y racionales con respecto a las actividades operativas diarias de la empresa.
Las políticas afectan la estructura interna y las actividades rutinarias de la entidad que requieren una toma de decisiones periódica. En general, se encuentran en la forma de la declaración concisa. Al elaborar las políticas de la organización, se deben tener en cuenta algunos puntos:
- Deben estar basados en experiencias pasadas, hechos y conocimiento.
- Las personas que van a ser influenciadas por estas políticas deben participar activamente al momento de enmarcarlas.
- Necesitan ser modificados con las modificaciones en las operaciones de la entidad.
- Deben ser versátiles y completamente aceptables por la gente.
Las políticas son una parte integral de la gran organización que ayuda a su buen funcionamiento. Proporcionan algunos parámetros comunes sobre los cuales la administración puede tomar una decisión consistente durante un largo período.
Definición de Procedimiento
Un programa de actividades que debe realizarse, una después de la otra, en un período fijo, teniendo un comienzo y un final adecuados, se conoce como procedimiento. La idea de procedimiento se ha desarrollado para evitar la superposición de acciones y la forma aleatoria de realizar actividades. Esto ahorra mucho tiempo y se enmarca una serie adecuada de acciones, lo que reducirá el caos. Se realizan procedimientos para la finalización exitosa de un programa. Se hacen para dirigir a los trabajadores de nivel inferior de la organización.
En las oficinas gubernamentales, los procedimientos se conocen como "Tapismo rojo", donde se deben seguir pasos secuenciales en el desempeño de la actividad, como por ejemplo para obtener un permiso de conducir o un pasaporte o tarjeta PAN, etc. Los procedimientos se pueden enmarcar teniendo en cuenta estos puntos:
- Basado en la experiencia, el conocimiento y los hechos.
- Están hechas para tareas difíciles.
- Un objetivo específico debe estar allí detrás de cualquier procedimiento.
- El procedimiento debe dar el resultado requerido al final.
Diferencias clave entre políticas y procedimientos
La diferencia entre las políticas y los procedimientos en la gestión se explican claramente en los siguientes puntos:
- Las políticas son aquellos términos y condiciones que dirigen a la empresa a tomar una decisión. Los procedimientos son los pasos secuenciales que dirigen a las personas para cualquier actividad.
- Las políticas no son reglas duras y rápidas, ya que permiten cualquier situación extraordinaria y poco convencional. A la inversa, los procedimientos son de naturaleza estricta, que deben seguirse en la serie.
- Las políticas reflejan la misión última de la organización. A diferencia de los procedimientos, se hacen para mostrar la aplicación práctica de las políticas.
- Se establecen políticas para respaldar las estrategias, mientras que los procedimientos son útiles para la implementación de los programas.
- Las políticas están orientadas a la decisión, pero los procedimientos están orientados a la acción.
- Las políticas deben ser aceptadas por las personas que son influenciadas por ellas. Por otro lado, debe haber un proceso metódico en el procedimiento.
Ejemplos de politicas
- Política de reclutamiento
- Politica de CREDITO
- Política de marcado
- Política de privacidad
- Política de pago
Ejemplo de Procedimiento
Supongamos que se debe colocar una orden de materiales y luego se debe seguir el siguiente procedimiento.
- Paso 1: El Departamento de Tiendas enviará una Solicitud de Compra al Departamento de Compras.
- Paso 2: El Departamento de Compras analizará y comparará la Lista de materiales.
- Paso 3: Abastecimiento y publicidad de materiales.
- Paso 4: Recibiendo cotizaciones de varios proveedores.
- Paso 5: Evaluación de la cotización con respecto al precio, calidad, cantidad, etc.
- Paso 6: Colocación del pedido.
- Paso 7: Recepción de materiales de proveedores.
- Paso 8: Comprobación de materiales.
- Paso 9: Preparación del material recibido.
- Paso 10: Hacer el pago a los proveedores.
Conclusión
Tanto las Políticas como los Procedimientos forman parte de la estructura interna de la organización, por lo que están 'dirigidos hacia adentro'. Se ocupan de la gestión de nivel medio o de supervisión. Ambos se fabrican por un período corto y, por lo tanto, se pueden cambiar periódicamente sin tener ningún efecto adverso en la administración de la empresa. Se centran en mejorar la eficiencia de la empresa a partir de las actividades operativas. No son contradictorios entre sí, sino complementarios entre sí. Por eso van de la mano.
