Sure Excel se usa para hojas de cálculo, pero ¿sabía que puede conectar Excel a fuentes de datos externas? En este artículo, vamos a discutir cómo conectar una hoja de cálculo de Excel a una tabla de base de datos MySQL y utilizar los datos de la tabla de base de datos para completar nuestra hoja de cálculo. Hay algunas cosas que debe hacer para prepararse para esta conexión.
Preparación
Primero, debe descargar el controlador más reciente de Conectividad abierta de bases de datos (ODBC) para MySQL. El controlador ODBC actual para MySQL se puede encontrar en
//dev.mysql.com/downloads/connector/odbc/
Asegúrese de que, después de descargar el archivo, verifique el hash md5 del archivo con el listado en la página de descarga.
A continuación, deberá instalar el controlador que acaba de descargar. Haga doble clic en el archivo para iniciar el proceso de instalación. Una vez que se complete el proceso de instalación, deberá crear un Nombre de origen de base de datos (DSN) para usar con Excel.
Creando el DSN
El DSN contendrá toda la información de conexión necesaria para usar la tabla de la base de datos MySQL. En un sistema Windows, deberá hacer clic en Inicio, luego en Panel de control, luego en Herramientas administrativas, luego en Fuentes de datos (ODBC) . Deberías ver la siguiente información:
Note las pestañas en la imagen de arriba. Un DSN de usuario solo está disponible para el usuario que lo creó. Un DSN del sistema está disponible para cualquier persona que pueda iniciar sesión en la máquina. Un DSN de archivo es un archivo .DSN que se puede transportar y usar en otros sistemas que tienen el mismo sistema operativo y controladores instalados.
Para continuar creando el DSN, haga clic en el botón Agregar cerca de la esquina superior derecha.
Probablemente tendrá que desplazarse hacia abajo para ver el controlador MySQL ODBC 5.x. Si no está presente, algo salió mal al instalar el controlador en la sección de Preparación de esta publicación. Para continuar creando el DSN, asegúrese de que el controlador MySQL ODBC 5.x esté resaltado y haga clic en el botón Finalizar . Ahora debería ver una ventana similar a la que se enumera a continuación:
A continuación, deberá proporcionar la información necesaria para completar el formulario que se muestra arriba. La base de datos MySQL y la tabla que utilizamos para esta publicación se encuentran en una máquina de desarrollo y solo la utiliza una persona. Para entornos de "producción", se sugiere crear un nuevo usuario y otorgarle privilegios SELECT al nuevo usuario únicamente. En el futuro, puede otorgar privilegios adicionales si es necesario.
Una vez que haya suministrado los detalles para la configuración de su fuente de datos, debe hacer clic en el botón Probar para asegurarse de que todo esté funcionando correctamente. A continuación, haga clic en el botón Aceptar . Ahora debería ver el nombre de la fuente de datos que proporcionó en el formulario del conjunto anterior listado en la ventana del Administrador de fuentes de datos ODBC:
Creación de la conexión de hoja de cálculo
Ahora que ha creado correctamente un nuevo DSN, puede cerrar la ventana del Administrador de fuente de datos ODBC y abrir Excel. Una vez que haya abierto Excel, haga clic en la cinta de datos . Para las versiones más recientes de Excel, haga clic en Obtener datos, luego en Otras fuentes, luego en ODBC .
En versiones anteriores de Excel, es un poco más de un proceso. En primer lugar, deberías ver algo como esto:
El siguiente paso es hacer clic en el enlace Conexiones ubicado justo debajo de la palabra Datos en la lista de pestañas. La ubicación del enlace de Conexiones está marcada con un círculo rojo en la imagen de arriba. Debería aparecer con la ventana Conexiones del libro de trabajo:
El siguiente paso es hacer clic en el botón Agregar . Esto le presentará la ventana de conexiones existentes :
Obviamente, no desea trabajar en ninguna de las conexiones enumeradas. Por lo tanto, haga clic en el botón Buscar más ... Esto le presentará la ventana Seleccionar origen de datos :
Al igual que en la ventana de Conexiones existentes anterior, no desea utilizar las conexiones enumeradas en la ventana Seleccionar origen de datos. Por lo tanto, desea hacer doble clic en la carpeta + Conectar a una nueva fuente de datos.odc . Al hacerlo, debería ver ahora la ventana del Asistente de conexión de datos :
Dadas las opciones de origen de datos enumeradas, desea resaltar ODBC DSN y hacer clic en Siguiente . El siguiente paso del Asistente de conexión de datos mostrará todos los orígenes de datos ODBC disponibles en el sistema que está utilizando.
Con suerte, si todo ha ido de acuerdo con el plan, debería ver el DSN que creó en los pasos anteriores que se enumeran entre las fuentes de datos ODBC. Resalta y haz clic en Siguiente .
El siguiente paso en el Asistente de conexión de datos es guardar y finalizar. El campo del nombre del archivo se debe completar automáticamente. Puede proporcionar una descripción. La descripción utilizada en el ejemplo es bastante autoexplicativa para cualquiera que pueda usarla. A continuación, haga clic en el botón Finalizar en la esquina inferior derecha de la ventana.
Ahora debería estar de vuelta en la ventana de Conexión del libro de trabajo. La conexión de datos que acaba de crear debe aparecer en la lista:
Importando los datos de la tabla
Puede cerrar la ventana de conexión del libro de trabajo. Necesitamos hacer clic en el botón Conexiones existentes en la cinta de datos de Excel. El botón Conexiones existentes debe ubicarse a la izquierda en la cinta de datos.
Al hacer clic en el botón Conexiones existentes, aparecerá la ventana Conexiones existentes. Ha visto esta ventana en los pasos anteriores, la diferencia ahora es que su conexión de datos debe aparecer en la parte superior:
Asegúrese de que la conexión de datos que creó en los pasos anteriores esté resaltada y luego haga clic en el botón Abrir . Ahora debería ver la ventana Importar datos :
Para los fines de esta publicación, vamos a utilizar la configuración predeterminada en la ventana Importar datos. A continuación, haga clic en el botón Aceptar . Si todo funcionó para usted, ahora se le presentarán los datos de la tabla de la base de datos MySQL en su hoja de trabajo.
Para este post, la tabla con la que estábamos trabajando tenía dos campos. El primer campo es un campo INT de incremento automático titulado ID. El segundo campo es VARCHAR (50) y se titula fname. Nuestra hoja de cálculo final se ve así:
Como probablemente habrá notado, la primera fila contiene los nombres de las columnas de la tabla. También puede usar las flechas desplegables junto a los nombres de columna para ordenar las columnas.
Envolver
En esta publicación, cubrimos dónde encontrar los últimos controladores ODBC para MySQL, cómo crear un DSN, cómo crear una conexión de datos de hoja de cálculo utilizando el DSN y cómo usar la conexión de datos de hoja de cálculo para importar datos a una hoja de cálculo de Excel. ¡Disfrutar!
