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12 etiquetas de correo electrónico básicas que todos deben seguir

No hay nada que dudar del hecho de que el correo electrónico ha revolucionado la forma en que nos comunicamos entre nosotros. Y aunque la gente puede preferir cada vez más cosas como las redes sociales y las aplicaciones de mensajería instantánea para conversar con amigos en estos días, la verdad es que cuando se trata de una comunicación adecuada, el correo electrónico sigue siendo el medio preferido.

Desde las universidades hasta las corporaciones globales, y desde los estudiantes hasta los directores ejecutivos, el correo electrónico se usa en casi todas partes y por todos. Dicho esto, casi todos tenemos múltiples direcciones de correo electrónico, con uno o más de los muchos proveedores de correo electrónico. Pero la pregunta real es: ¿estamos confirmando los protocolos de uso correcto del correo electrónico?

Si no está seguro de la respuesta, este artículo, que destaca las etiquetas de correo electrónico básicas que todos deben seguir, es para usted. Así que sin más preámbulos, aquí van.

Etiquetas Básicas de Email

1. Utilice una dirección de correo electrónico profesional

Su dirección de correo electrónico a menudo se considera como indicativo de su personalidad. Por esta razón, es importante tener una dirección de correo electrónico de aspecto profesional, generalmente con su nombre y apellidos que forman parte del "nombre de usuario" . Esto es aún más importante si pretende utilizar la dirección de correo electrónico para la comunicación profesional (por ejemplo, enviar currículums a los reclutadores, proporcionar muestras de trabajo a los clientes).

Si el nombre de usuario de su elección no está disponible, puede agregar un número de su elección (por ejemplo, fecha de nacimiento) para obtener uno . Para citar algunos ejemplos, [correo electrónico protegido] o [correo electrónico protegido] pueden considerarse buenas opciones. Por otro lado, use algo como [correo electrónico protegido] o [correo electrónico protegido], y puede estar bastante seguro de que sus destinatarios ni siquiera abrirán sus correos electrónicos.

Consejo: En la medida de lo posible, use una dirección de correo electrónico separada para todas sus necesidades profesionales. Y si no te importa gastar unos cuantos dólares, lo mejor es buscar el correo electrónico alojado con tu propio dominio.

2. Siempre incluya un tema, y ​​manténgalo claro y conciso

La línea de asunto es uno de los componentes más importantes del correo electrónico, ya que le brinda al destinatario una idea de la información que se incluye en el correo electrónico . Esta es la razón por la que todos sus correos electrónicos deben tener una línea de asunto, incluso si el contenido no es tan importante. Dejar la línea de asunto en blanco se percibe como descuido por parte del remitente.

Aún más importante, la línea de asunto debe ser concisa y al punto, para que el destinatario pueda distinguir el contenido del correo electrónico tan pronto como sea posible. Algunos ejemplos son el informe del proyecto adjunto , la encuesta de rendimiento: se solicita una respuesta temprana y cosas por el estilo.

3. Usa fuentes estándar y formato mínimo.

No importa cuánto te gusten esas fuentes de lujo que tienes en tu PC, son un absoluto no-no cuando se trata de redactar correos electrónicos. Esto se debe a que si usa una fuente no estándar y no está instalada en la computadora del destinatario, el texto del correo electrónico no aparecerá como estaba previsto . Esta es la razón por la que la mayoría de los servicios de correo electrónico tienen solo unas pocas fuentes estándar, serif y sans-serif (por ejemplo, Times New Roman, Arial) disponibles para redactar el correo electrónico. Y deberías apegarte a ellos.

Además, mantenga el formato en su correo electrónico lo menos posible. A menos que necesite enfatizar una determinada sección, línea, etc. en el contenido del correo electrónico, absténgase de usar resaltados y colores para el texto . De hecho , el color del texto del correo electrónico debe ser solo Negro, ya que es el más legible.

4. Evite los errores tipográficos, el uso incorrecto de la gramática y los errores de puntuación.

Aunque no todo el mundo es un nazi gramatical, y no es criminal tener uno o dos errores tipográficos involuntarios en sus correos electrónicos, el uso incorrecto del idioma, la estructura de las oraciones, etc., en general, le da al receptor una impresión negativa. Por lo tanto, es extremadamente importante que verifique tres veces la línea de asunto, el cuerpo y todos los demás elementos textuales de un correo electrónico para detectar errores gramaticales y de puntuación involuntarios (y corregirlos, si se encuentran), antes de presionar el botón "Enviar".

Además, nunca debe usar múltiples signos de puntuación (por ejemplo, !!!) en sus correos electrónicos. Lo mismo ocurre con las palabras de jerga (por ejemplo, LMAO), las contracciones populares (por ejemplo, ¡Gotcha!) Y los emoticones. Todas estas cosas parecen inmaduras y poco profesionales, y es mejor dejarlas solo para redes sociales y chats instantáneos.

Sugerencia: siempre cuide la forma de capitalizar las palabras, oraciones, etc. en sus correos electrónicos. Un correo electrónico (o cualquier otra cosa, para el caso) nunca debe redactarse en TODAS LAS CAPS, ya que se considera el equivalente a gritar en Internet.

5. Dar a los archivos adjuntos nombres descriptivos.

La mayoría de las veces, tenemos que enviar / recibir múltiples archivos como archivos adjuntos con nuestros correos electrónicos. Si bien esto es bastante necesario, nada podría ser peor que recibir un correo electrónico cargado con numerosos archivos con nombre aleatorio (por ejemplo, 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc) que no tienen ningún sentido. Por lo tanto, cada vez que envíe archivos adjuntos con un correo electrónico, cámbieles el nombre con algunos nombres de archivos descriptivos, de modo que el destinatario conozca instantáneamente su contenido, sin necesidad de abrirlos. Por ejemplo, si está enviando su currículum a un posible empleador, asígnele un nombre como CurrentResume_JohnDoe . Simple y fácil.

Además, si tiene intención de enviar un gran número de archivos adjuntos (por ejemplo, 20) con un correo electrónico, es mejor combinarlos primero en un archivo comprimido . Para mayor claridad, puede mencionar por separado detalles como el conteo de archivos adjuntos, el tamaño total del archivo, etc. en el texto del cuerpo del correo electrónico.

6. Incluir siempre una firma

Es necesaria una firma para cerrar o finalizar correctamente el texto del cuerpo del correo electrónico . Pero lo que es más importante, también presta una "autenticidad" al correo electrónico y su contenido . Así que todos sus correos electrónicos deben tener su firma incluida en ellos. Simplemente cree y guarde una firma en la configuración del correo electrónico, y se agregará automáticamente al final de cada correo electrónico que componga.

Hablar sobre “qué” debe incluirse en la firma, es algo que debe decidir, ya que varía de una persona a otra. Dicho esto, como regla general, puede incluir información de contacto (por ejemplo, número oficial, correo electrónico secundario), así como enlaces a sus perfiles sociales . En pocas palabras, una firma debe servir como su tarjeta de contacto digital. Pero no lo sobrecargue con demasiada información innecesaria.

7. Confirmar el recibo de correos electrónicos.

El correo electrónico moderno ha avanzado tanto, que una vez que presionas el botón "Enviar", puedes estar 200% seguro de que llegará a la bandeja de entrada del destinatario, uno o dos segundos después. Sin embargo, al igual que con cualquier otra tecnología, el correo electrónico puede (y ocasionalmente) sufrir tiempos de inactividad también . Por lo tanto, una vez que reciba un correo electrónico (especialmente si es importante), confirme su recibo respondiendo al remitente con un pequeño mensaje.

Aunque no es posible reconocer cada correo electrónico que recibe, debe intentar hacerlo. Más importante aún, usted debe reconozca el correo electrónico que se le envió por error, ya que el remitente podría estar esperando una respuesta del otro lado. Esto hará que el remitente sea consciente del error y también le ahorrará algunos problemas al destinatario real del correo electrónico.

8. Utilizar saludos adecuados.

Cuando hablamos con personas cara a cara, o incluso por teléfono, siempre empezamos por saludarlos. Y la misma regla también se aplica a los correos electrónicos, por lo que sus correos electrónicos siempre deben tener saludos adecuados para los destinatarios. Dependiendo de a quién le envíe un correo electrónico, el saludo puede ser formal (por ejemplo, Estimado Sr. Johnson, Profesor Keller) o informal (Hola Adam, Hola Jenna) . De manera similar, el final (por ejemplo, Saludos cordiales, Sinceramente) debe tener el mismo tono subyacente que el saludo inicial, así como el mensaje general.

Vale la pena señalar que debe abstenerse de utilizar saludos extremadamente informales y de uso diario (por ejemplo, ¿Qué pasa?) En los correos electrónicos . No hace falta decir que se considera bastante poco profesional.

9. No uses Responder todo el tiempo.

En ocasiones, recibe un correo electrónico que también se envía a otros destinatarios (por ejemplo, un aviso importante en una empresa). Pero al responder a tales mensajes, usas apresuradamente la opción "Responder a todos" . Esto no solo envía la respuesta al remitente original, sino a todos los demás que han recibido el correo electrónico, ya sea que la respuesta sea para ellos o no . Esta es una manera perfecta de obstruir las bandejas de entrada de los destinatarios.

Por este motivo, tenga cuidado al responder correos electrónicos con múltiples destinatarios y utilice la opción "Responder" . Solo cuando esté 100% seguro de que su respuesta es para todos en la lista de destinatarios, debe usar la opción "Responder a todos".

10. Utilizar correctamente los campos Cc y Bcc.

Junto con el campo "Para", los campos " Cc " y " Bcc " son algo que cualquiera que haya recibido un correo electrónico conoce. Pero incluso después de eso, la mayoría de las personas terminan usándolos de manera inadecuada. Aquí hay un resumen de lo que son, y cuándo deben usarse :

  • Cc: Soportes para la copia de carbono. Si hay algunos destinatarios a los que desea enviar un correo electrónico, pero no quiere que sepan que este correo electrónico es "solo" para ellos, ingrese sus direcciones de correo electrónico en este campo. Cada destinatario puede ver las direcciones de correo electrónico de otros en el campo Cc.
  • Bcc: Abreviatura de Blind Carbon Copy. Si hay varios destinatarios a los que desea enviar un correo electrónico, pero desea que se vean a sí mismos como los únicos destinatarios del correo electrónico, ingrese sus direcciones de correo electrónico en este campo. Cada destinatario en un campo Bcc solo puede ver su propia dirección de correo electrónico, y no la de los demás. Esta opción es más adecuada para la privacidad.

11. Responder a los correos electrónicos de manera oportuna

Dado el número de correos electrónicos que recibimos diariamente, es casi imposible responder a todos ellos de inmediato. Sin embargo, incluso si un correo electrónico es un poco bajo en su prioridad, debe intentar responder a él de manera oportuna . En general, esto debe ser dentro de las 24-48 horas de haber recibido un correo electrónico. Y si no va a poder responder a los correos electrónicos durante algún tiempo (por ejemplo, debido a un descanso), use la función de respuesta automática o de respuesta de vacaciones, que tiene la mayoría de los servicios de correo electrónico.

12. Formatee correctamente los correos electrónicos antes de reenviarlos

Tan pronto como se pulsa el botón "Reenviar" en un correo electrónico, todo el mensaje (incluidas las imágenes, el texto mal alineado, etc.) aparece sangrado de forma extraña a la derecha y se inserta en un correo electrónico en blanco, para que pueda ingresar Los ID de correo electrónico de los destinatarios y enviarlos. Esto no solo confunde el formato del correo electrónico original, sino que también introduce una gran cantidad de espacios en blanco y símbolos adicionales (>) en el fragmento de correo electrónico reenviado, lo que a su vez hace que el correo sea casi ilegible.

Para clasificarlo, debe formatear correctamente el correo electrónico reenviado, cuando esté incrustado en un correo electrónico en blanco . Esto incluye eliminar el espacio en blanco adicional, así como deshacerse de caracteres adicionales, líneas en blanco y cosas por el estilo.

Usa el correo electrónico de la manera en que está destinado a ser usado

Dado que es el principal medio de comunicación en el mundo conectado a Internet de hoy en día, es extremadamente importante que el correo electrónico se use de acuerdo con las reglas adecuadas, que incluyen todo, desde cómo saludar a los destinatarios, hasta el estilo de fuente que elija. Y las etiquetas descritas anteriormente lo ayudan a hacer precisamente eso, lo que permite una experiencia de correo electrónico global mejor y más productiva. Así que pruébalos y haznos saber tus favoritos en los comentarios a continuación.

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