Casi todo el trabajo que la gente hace en las oficinas se realiza con la ayuda de un programa mágico llamado Microsoft Excel, cuando lo miras por primera vez, puede parecer un programa con solo tablas y ranuras para ingresar datos, pero esta descripción no es suficiente para La capacidad real de este programa. Excel puede hacer cualquier cosa, desde administrar las cuentas de su oficina hasta administrar los datos necesarios para administrar todo un país, solo necesita saber cómo usarlos. Aquí, en este artículo, se mencionan algunos consejos y trucos de Excel realmente interesantes que pueden ayudar a muchos usuarios a mejorar la forma en que han utilizado excel hasta la fecha.
1. Agregar accesos directos al menú superior
Hay muchas herramientas que siempre deseamos tener a solo un clic de distancia, pero sobre todo tenemos que hacer más de un par de clics y también un poco de búsqueda para acceder a la herramienta que deseamos utilizar. Si nos fijamos en la esquina superior izquierda de nuestra ventana de Excel, veremos un pequeño icono de Excel, en el que habrá 3 iconos pequeños, uno de ellos representando Guardar, y los otros 2 como deshacer y rehacer.
Estos son los accesos directos que Excel proporciona para nuestra facilidad, la otra cosa que Excel proporciona es la opción de poner más accesos directos en este lugar. Para este propósito, debe hacer clic en una flecha a la derecha de deshacer y rehacer que dice Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido cuando se desplaza sobre ella.
Al presionarlo, tendrá la opción de seleccionar la herramienta que desea agregar a su barra de herramientas de acceso rápido (el lugar en la parte superior izquierda donde están guardadas, deshacer y rehacer). Por ejemplo, si hacemos clic en la opción 'Nuevo', obtendremos el icono para crear un nuevo archivo en nuestra barra de herramientas.
2. Añadiendo líneas diagonales
Podemos agregar líneas diagonales en nuestras celdas mediante un método simple de formateo que Excel permite. Para ello, todo lo que tenemos que hacer es seleccionar una celda en la que deseamos agregar una línea diagonal. Al seleccionar la celda, deberíamos abrir las opciones haciendo clic con el botón derecho del mouse. En las opciones deberíamos hacer clic en la opción de Formato de celdas.
Cuando hacemos clic en la opción Formato de celdas, veremos un cuadro de diálogo, en el que tendremos que hacer clic en la opción de borde, resaltada en rojo, en la tira superior. Luego podemos hacer clic en la otra opción resaltada que nos muestra el formato de una línea diagonal en la celda, hay otra en el cuadro de diálogo que puede encontrar por su cuenta.
Al presionar Aceptar después de seleccionar la línea diagonal como el estilo del borde, se creará una línea diagonal en la celda en la que intentamos colocar nuestra línea diagonal. Para agregar texto por encima y por debajo de la línea diagonal, debemos ingresar algo en la celda y luego presione Alt + Intro para llevarlo a la siguiente línea, y luego escriba algo más en la segunda línea que necesitamos tener debajo de nuestra línea diagonal. Un problema aquí es que tendremos que cuidar la alineación de nuestro texto por encima y por debajo de la línea diagonal con la barra espaciadora.
Cada vez que escribimos algo en una celda en Excel, siempre podemos cortarlo de un lugar a otro haciendo clic derecho sobre la celda y presionando el corte, y luego pegándolo en alguna otra celda. Otro método eficiente para hacer lo mismo es usar el método de arrastrar y soltar. Todo lo que necesita hacer para esto es ir a la celda que desea mover y colocar el cursor en el borde de esa celda, esto hará que aparezca un símbolo con 4 flechas apuntando en todas las direcciones (este símbolo significa que ahora puede seleccionar la celda y luego moverla a donde desee).
Si ahora hace clic en este símbolo y lleva el cursor a otra celda mientras aún lo presiona, verá que algo viene junto con el cursor. Entonces, finalmente, si vas a una celda diferente y sueltas el cursor, verás que el contenido de las celdas se habrá movido a la nueva ubicación.
Hasta ahora discutimos cómo podríamos mover datos de una celda a otra, otra función que usamos bastante es la función de copia. Incluso podemos realizar una copia usando este método de arrastrar y soltar, pero para eso tendríamos que presionar Ctrl antes de hacer clic en el símbolo del que hablamos en el texto anterior. Esto hará que aparezca un nuevo símbolo como se muestra en la siguiente figura. Luego puede mantener presionada la tecla Ctrl y luego intentar arrastrar y soltar la celda en otro lugar, verá que este método copia el contenido de la celda en lugar de moverla.
4. Restricción de entrada
¿Qué sucede si solo queremos un conjunto específico de valores en nuestra hoja, y aparece un valor de datos que proviene de fuera de nuestro rango previsto? Sucede que es un problema muchas veces mientras se trabaja en proyectos, y esto causa problemas con los resultados finales que pretendemos obtener. Para asegurarnos de que solo se agregue un cierto conjunto de valores, tomamos la ayuda de la validación de datos. Lo que hace es que nos permite restringir el rango y el tipo de datos que tomamos como entrada para nuestro sistema.
Para utilizar la función de validación de datos, es necesario seleccionar las celdas en las que se implementará la restricción, luego en la franja superior deberíamos hacer clic en los datos.
Al hacer clic en los datos, tendremos que hacer clic en Validación de datos como se muestra en la imagen. Esto nos llevará al cuadro de diálogo en el que podemos establecer los valores que queremos para nuestro sistema. Luego tendremos que seleccionar el tipo de entrada que nos gustaría permitir en las celdas seleccionadas haciendo clic en la opción de permitir en el cuadro de diálogo.
Por ejemplo, si seleccionamos números enteros, se nos pedirá que seleccionemos el rango de los números enteros que nos gustaría permitir. Haciendo esto solo podríamos ingresar datos en el rango que hemos mencionado. Tomando un ejemplo, tomamos el rango entre 12 y 111.
En el ejemplo que hemos tomado, puede ver que al ingresar un valor fuera de este rango, es decir, 222, recibimos el error de que el valor no es válido y el usuario ha colocado una restricción en los valores que se pueden ingresar. en esta celda
5. Obtener más estadísticas en la barra en la parte inferior
Cuando usamos Excel para ingresar datos en nuestras tablas en forma de números, vemos ciertas estadísticas o un tipo de resumen en la barra de estado que se encuentra debajo, por lo general llevará el promedio, el recuento y la suma de los datos que seleccionamos en cualquier momento. punto de tiempo.
Excel nos ofrece algunas opciones más para el resumen que obtenemos en la barra de estado, para aprovechar al máximo, se puede hacer esto haciendo clic derecho en cualquier lugar de la barra de estado, una vez que haga clic derecho en la barra de estado, verá Una gran cantidad de opciones entre las cuales se encuentran las opciones adicionales que Excel nos brinda para el resumen de los datos que hemos seleccionado. Podemos elegir entre Promedio, Recuento, Recuento Numérico, Mínimo, Máximo y Suma. En la imagen podemos ver cómo se ve nuestra barra de estado cuando seleccionamos ver la mayoría de las opciones disponibles para nosotros.
6. Transformando la caja (mayúscula, minúscula) del texto
Hay una pequeña función que podemos usar para transformar el caso de nuestro texto, la función es bastante fácil de usar, todo lo que necesita hacer para esto es que debe escribir ' SUPERIOR (texto / celda) ' para mayúsculas, ' Inferior (texto / celda) ' para minúsculas y finalmente ' Adecuado (texto / celda) ' para hacer la primera letra de la palabra mayúscula. Su uso se puede ver en las imágenes a continuación, con celdas que muestran el uso Superior, Inferior y correcto junto con el resultado final que obtienen de él.
7. Organizar texto de diferentes celdas utilizando '&'
Podemos agregar texto de diferentes celdas a una sola celda simplemente usando '&', para esto, todo lo que tenemos que hacer es comenzar a escribir en la celda con '=' y luego hacer clic en las celdas una por una que debemos agregar a En nuestra nueva celda, también deberíamos agregar '&' después de hacer clic en cada celda que se agregará, ya que agregará el nombre de la celda en la que hemos hecho clic. Así que se verá como el de la imagen de abajo.
8. Agregando múltiples filas o columnas a la vez
Todos sabemos cómo agregar una fila o una columna a nuestro documento de Excel, pero también debemos darnos cuenta de cómo podemos agregar varias filas o columnas a la vez en lugar de agregar una columna o una fila a la vez y luego Repitiendo el proceso una y otra vez.
Para esto, primero tendremos que seleccionar el número de filas que nos gustaría agregar, por ejemplo, si necesitamos agregar 4 filas nuevas a nuestra tabla ya existente, luego seleccionaremos 4 filas (debajo / arriba de las cuales necesitamos agregar filas) y luego hacer clic derecho y hacer clic en insertar. Se abrirá un pequeño cuadro de diálogo que nos permitirá seleccionar qué acción exacta debemos realizar en las filas / columnas seleccionadas.
Si presionamos una fila completa en el cuadro de diálogo, obtendremos 3 filas agregadas dentro de nuestra tabla. Puede jugar con el cuadro de diálogo Insertar para ver qué otras opciones tiene guardadas para usted.
9. Uso de la corrección automática
Si tiene la costumbre de usar SMS o, en otras palabras, el lenguaje de las manos cortas en todos los lugares que escribe, o si tiene una mala historia de cometer errores de ortografía para algunas palabras en particular, puede utilizar la función de autocorrección de MS Excel en su conveniencia. Para usarlo, primero deberá ir a Archivo> Opciones> Revisión> Opciones de Autocorrección . Aquí verá un cuadro de diálogo que le permitirá ingresar un texto que se reemplazará con el texto con el que desea reemplazarlo. Puedes agregar cualquier palabra que escribas mal, por ejemplo, puedo poner 'frnz' como una palabra para ser reemplazada por la palabra 'amigos', y cada vez que use la ortografía incorrecta (frnz), la corrección automática me corregirá (poniendo amigos en su lugar).
10. Extraer datos de la página web usando datos-> de la web
Alguna vez se preguntó cómo se sentirá al extraer datos directamente de un sitio web, digamos que ve un sitio web y desea analizar una cosa en particular a partir de los datos presentes en esa página web en particular. Por ejemplo, si tomamos un sitio web con algunos nombres de profesores y pasamos a convertir esta página web directamente en datos de Excel utilizando una herramienta en línea como esta, lo que obtendremos es una tabla con algunos datos convertidos y, finalmente, podemos descargarla. Como archivo .csv para ver en Excel, en los datos que tenemos en la imagen de abajo, podemos ver todos los datos que teníamos en el sitio web de forma organizada y tabulada.
Esta técnica también se puede utilizar para páginas con enormes cantidades de datos, que luego podemos analizar fácilmente en Excel.
11. Creando histograma de datos usando la opción de análisis de datos
Para crear un histograma, primero debemos agregar un complemento a nuestro excel. Para este propósito, primero deberá ir a Archivo> Opciones> Complementos . Una vez que veamos la ventana / opciones de complementos, deberemos asegurarnos de que los Complementos de Excel estén seleccionados en la opción Administrar cerca del extremo inferior del cuadro de diálogo de opciones. Una vez que seleccionamos Complementos de Excel, deberíamos seleccionar ir para obtener un cuadro de diálogo para Complementos. En ese cuadro de diálogo, tendremos que revisar Analysis ToolPak y hacer clic en Aceptar.
Una vez que hayamos terminado con los requisitos previos anteriores, tendremos que ir a la opción Análisis de datos en la sección de análisis en Datos . Al hacer clic en él se abrirá un pequeño cuadro de diálogo llamado Análisis de datos. En ese cuadro de diálogo tendremos que seleccionar el histograma y hacer clic en Aceptar. Luego nos pedirá que pongamos un rango de entrada de datos en base al cual deseamos crear nuestro histograma. Luego podemos seleccionar las opciones apropiadas para crear el histograma que deseamos crear.
12. Formato condicional
El formato condicional es una herramienta poderosa que Excel incorpora, como su nombre indica, las celdas de formato condicional en ciertas condiciones, por ejemplo, si tuviéramos que resaltar con rojo los estudiantes que han fallado en un examen de la clase, entonces usaríamos condicional formateo
Para hacerlo, deberíamos seleccionar las celdas que se formatearán y luego haremos clic en la opción de formato condicional y luego podremos hacer clic en la nueva regla para crear una nueva regla que se implementará en nuestros datos. En el siguiente ejemplo, todos los números de rollo con marcas entre 0 y 40 se marcarán con un rojo.
13. Uso del controlador de relleno para copiar el formato (Formato avanzado)
Un controlador de relleno es una herramienta que nos muestra cuán bien se hace el software llamado excel, es una de las herramientas más fáciles de usar en Excel; Aún así, el tipo de trabajo que realiza es mucho más que muchas de las herramientas complicadas que tenemos. Imagínese cómo se sentiría si le dijeran que solo necesita formatear una o dos celdas y que todas las demás celdas se atenderán solo con un clic y un arrastre. Lo que hace es buscar un patrón en las celdas y luego, a medida que lo arrastra, llena los valores que considera apropiados.
Para usar el controlador de relleno, debe ir a la esquina inferior derecha de su celda o las celdas seleccionadas, y verá un '+' sólido. Si lo sostienes y lo arrastras, verás que ocurre la magia.
A continuación, se explica una serie de opciones permitidas con el formato con un controlador de relleno.
En las imágenes a continuación, puede ver las opciones que obtiene al llenar ciertas celdas utilizando un controlador de relleno; las opciones incluyen Copiar celdas, Rellenar series, Rellenar solo formato y Rellenar sin formato. Puede ver lo que hacen las últimas 3 opciones en las imágenes que acompañan a este punto.
14. Tener una copia transpuesta en vivo de una tabla
Sabemos cómo obtener una copia transpuesta de nuestros datos, si alguno de ustedes no lo hace, no se preocupe por todo lo que necesita para copiar los datos que desea transponer y luego, mientras pega, busque las opciones de pegado y luego haga clic en Transponer. Obtendré una versión transpuesta. Al ser un tipo de operación normal de copiar y pegar, solo se creará una versión transpuesta fija de la tabla original.
Para hacer una versión transpuesta en vivo de sus datos, deberá hacer un poco más que simplemente copiar y pegar. Para ello, primero tendrá que ver cuántas filas y columnas tiene y luego seleccionar una versión transpuesta de esas muchas columnas y filas. Por ejemplo, en las imágenes a continuación, puede ver que los datos que se copiarán tienen 9 filas y 2 columnas, y el área que seleccionamos después tiene 9 columnas y 2 filas.
Al seleccionar estas nuevas columnas y filas, deberá escribir = Transposición ('coordenadas de la esquina superior izquierda de sus celdas de datos': 'Coordenadas de la esquina inferior derecha de sus celdas de datos'), en las imágenes a continuación, sucede que son a1 y b9, por lo que la ecuación que se ingresará se convierte en '= Transpose (A1: B9)', al ingresar esta ecuación, deberá presionar ' Shift + Ctrl + Enter ', y verá que ocurre la magia .
Se crea así una nueva tabla transpuesta, pero es una copia en vivo de la original, es decir, si realiza algún cambio en la original, también habrá cambios en esta tabla . Como puede ver en las imágenes a continuación, cuando se cambian los datos en B6, los datos en L10 cambian automáticamente. Un pequeño inconveniente es que no puede copiar el formato que tenían los datos en la tabla original, y es bastante evidente por el hecho de que 2 celdas amarillas no llevaron su color amarillo a las copias transpuestas en vivo.
15. Entrando en los micrófonos de Sparkline
Los microcharts de Sparkline son pequeños gráficos o tablas que puedes colocar en una celda. Se introdujeron en MS Word 2010 y pueden mejorar considerablemente la capacidad de visualización de nuestros datos de Excel. Para hacer una, primero debe seleccionar los datos a partir de los cuales desea crear un sparkline, y luego ir a Inset> Line .
Allí se le pedirá que ingrese la ubicación de destino de su gráfico de sparkline. Una vez que ingrese al destino, tendrá un hermoso cuadro de líneas de espeleología esperando por usted.
Esperamos que este artículo te haya ayudado a aprender algunos trucos de Excel realmente geniales que no sabías. Si tiene alguna consulta, no dude en preguntar en la sección de comentarios.
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